Eine korrekte Rechnung in zwei Minuten: Rechnung, Anzahlungs- oder Schlussrechnung, für Privatkunden oder Unternehmen. Die Pflichtangaben sind bereits vorgesehen, Sie müssen nur noch ausfüllen.
| Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|
Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum.
Automatische Nummerierung, stets aktuelle Angaben und Online-Zahlung per Karte: Die Rechnung wartet in Ihrem Konto.
Eine unvollständige Rechnung kann ein Geschäftskunde zurückweisen, denn ohne ordnungsgemäße Rechnung verliert er den Vorsteuerabzug. Das gehört in Deutschland nach § 14 Abs. 4 UStG auf jede Rechnung:
Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Name und Anschrift des Kunden.
Jede Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben und folgt einer fortlaufenden Reihe, zum Beispiel INV-2026-0001. Eine ausgestellte Rechnung löschen Sie nicht: Sie stornieren oder berichtigen sie mit einer neuen Rechnung.
Das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum, also der Tag des Shootings, auch wenn beide gleich sind, dazu das Zahlungsziel.
Art und Umfang jeder Leistung mit Menge und Einzelpreis: Reportage, Bearbeitung, Optionen, Fahrtkosten. Vage Positionen sind das Erste, was ein Kunde hinterfragt.
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, dann der Bruttobetrag. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, sondern vermerken zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Zahlungsziel, Bankverbindung und akzeptierte Zahlungsarten. Ohne Mahnung gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ein Privatkunde aber nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Gegenüber Unternehmen können Sie im Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028; bis dahin gelten Übergangsregeln für Papier- und PDF-Rechnungen. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, ein einfaches PDF zählt nicht dazu.
Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, und Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Klären Sie Format und Software mit Ihrem Steuerberater. In Frankreich stellt Pelli Ihre Rechnungen im Format Factur-X aus und übermittelt sie über eine zugelassene Plattform, in den Tarifen Pro und Ultra.
Die Vorlage deckt die häufigsten Situationen ab. So nutzen Sie sie richtig:
Sobald der Kunde die Anzahlung leistet, stellen Sie eine Anzahlungsrechnung, die den Auftrag und den gezahlten Anteil nennt. Sie bekommt eine eigene Nummer in derselben Reihe wie Ihre anderen Rechnungen.
Nach dem Auftrag führt die Schlussrechnung alle Leistungen auf, zieht die geleisteten Anzahlungen samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer ab und nennt den Restbetrag.
Nutzt der Kunde die Fotos für Marketing oder Werbung, stehen die Nutzungsrechte in einer eigenen Position, mit Nutzungsart, Dauer und Gebiet. Den passenden Umsatzsteuersatz klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Bei Unternehmen gehören Firmierung und Anschrift vollständig auf die Rechnung, damit der Kunde die Vorsteuer abziehen kann. Für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gelten besondere Regeln (Reverse-Charge): Fragen Sie Ihren Steuerberater.
Für Leistungen an Unternehmen ja, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Gegenüber Privatkunden besteht in der Regel keine Pflicht, eine Rechnung ist aber üblich und erleichtert Ihre Buchhaltung.
Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken die Befreiung, zum Beispiel mit „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Seit 2025 gilt die Regelung, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Andernfalls weisen Sie die Umsatzsteuer aus, für die meisten Fotoleistungen 19 %.
Fortlaufend und einmalig: INV-2026-0001, INV-2026-0002 und so weiter. Sie können jedes Jahr neu beginnen, wenn das Jahr Teil der Nummer ist. Pelli nummeriert Ihre Rechnungen automatisch.
Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen, entsteht die Steuer schon mit dem Zahlungseingang. Eine Anzahlungsrechnung ist deshalb der saubere Weg, und die Schlussrechnung zieht sie dann ab. In Pelli erstellen Sie die Anzahlungsrechnung direkt aus dem unterschriebenen Angebot.
Für Privatkunden ja. Für Geschäftskunden in Deutschland nur noch übergangsweise, 2026 mit Zustimmung des Empfängers: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle, Kleinunternehmer ausgenommen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025.
Online angenommene Angebote, unterschriebene Verträge, Rechnungen mit Online-Zahlung und Auslieferungsgalerien: Pelli bündelt Ihre gesamte Kundenbetreuung.
