Een correcte factuur in twee minuten: gewone factuur, aanbetaling of eindfactuur, voor een particulier of een bedrijf. De belangrijkste gegevens staan er al, jij vult de rest in.
| Omschrijving | Aantal | Stukprijs excl. btw | Totaal excl. btw |
|---|
Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum.
Automatische nummering, actuele factuurgegevens en online betalen met een kaart: de factuur wacht op je in je account.
Een onvolledige factuur kan een zakelijke klant weigeren, en de Belastingdienst stelt eisen aan wat erop staat. Dit hoort op een factuur in Nederland:
Je naam of bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer (btw-id). Voor de klant: naam en adres. In België gebruik je je ondernemingsnummer.
Facturen volgen elkaar op zonder gaten of dubbele nummers, bijvoorbeeld INV-2026-0001. Een verstuurde factuur verwijder je niet: je corrigeert hem met een creditfactuur.
De factuurdatum, de datum waarop je de opdracht hebt uitgevoerd en de uiterste betaaldatum. Spreek je met een zakelijke klant geen termijn af, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen.
Elke dienst met hoeveelheid en stukprijs exclusief btw: reportage, bewerking, opties, reiskosten. Vage regels zijn het eerste waar een klant vragen over stelt.
Het btw-tarief en -bedrag, met de totalen exclusief en inclusief btw. Voor fotografie is dat meestal 21%. Doe je mee aan de KOR, dan reken je geen btw en vermeld je dat op de factuur.
De betaaltermijn, je IBAN en hoe je klant kan betalen. Betaalt een zakelijke klant te laat, dan heb je recht op de wettelijke handelsrente en ten minste € 40 aan incassokosten.
In Nederland mag je een factuur nog gewoon als pdf per e-mail versturen. Het kabinet wil e-facturatie tussen ondernemers vanaf 2030 verplicht maken, maar dat is nog geen wet. In België is e-facturatie via Peppol tussen btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 wel verplicht.
Facturen aan particulieren vallen daar niet onder. In Frankrijk geeft Pelli je facturen uit in Factur-X-formaat en verstuurt ze via een erkend platform, in de abonnementen Pro en Ultra.
Het template dekt de meest voorkomende situaties. Zo gebruik je ze goed:
Zodra je klant de aanbetaling doet, stuur je een aanbetalingsfactuur met de opdracht en het betaalde percentage. Die krijgt een eigen nummer, in dezelfde reeks als je andere facturen.
Na de opdracht zet de eindfactuur alles op een rij, trekt de al betaalde aanbetaling af en toont het bedrag dat nog openstaat.
Gebruikt je klant de foto's voor communicatie of reclame, zet de licentie dan op een aparte regel, met media, duur en gebied. Zo is duidelijk waarvoor hij betaalt.
Vermeld bij een bedrijf de bedrijfsnaam en, bij een klant in een ander EU-land, ook zijn btw-id: de btw wordt dan meestal naar hem verlegd. Kies „Zakelijk” in het template om de klantgegevens daarop af te stemmen.
Je naam en adres en die van je klant, je KvK-nummer en btw-id, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en de datum van de opdracht, een omschrijving met hoeveelheid en prijs exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal. Doe je mee aan de KOR, dan laat je de btw weg.
Niet als je meedoet aan de kleineondernemersregeling (KOR): die kun je kiezen zolang je omzet maximaal € 20.000 per jaar is. Je meldt je daarvoor vooraf aan bij de Belastingdienst. Zonder KOR reken je meestal 21% btw op fotografie. Twijfel je, overleg dan met je boekhouder.
Doorlopend, zonder gaten of dubbele nummers: INV-2026-0001, INV-2026-0002 enzovoort. Je kunt elk jaar opnieuw beginnen als het jaartal in het nummer staat. Pelli nummert je facturen automatisch.
Dat is de nette manier: een aanbetalingsfactuur voor het bedrag dat je ontvangt, daarna een eindfactuur die het aftrekt. In Pelli maak je de aanbetalingsfactuur direct vanuit de getekende offerte.
In Nederland wel, voor particulieren en voor zakelijke klanten. Het kabinet wil e-facturatie tussen ondernemers vanaf 2030 verplichten; in België geldt die verplichting via Peppol al sinds 1 januari 2026. In Frankrijk regelt Pelli de e-factuur in de abonnementen Pro en Ultra.
Offertes die online worden geaccepteerd, getekende contracten, correcte facturen en opleveringsgalerijen: Pelli brengt de hele opvolging van je klanten samen.
