Poprawna faktura w dwie minuty: zwykła, zaliczkowa lub końcowa, dla osoby prywatnej lub firmy. Wymagane elementy już są, wystarczy uzupełnić. Dla faktur wystawianych firmom obowiązuje już KSeF: szczegóły poniżej.
| Opis | Ilość | Cena jedn. | Wartość |
|---|
Płatność w terminie 30 dni od daty wystawienia.
Automatyczna numeracja, aktualne dane na fakturze i płatność kartą online: faktura czeka na Twoim koncie.
Niekompletną fakturę klient firmowy może odrzucić, a jej elementy określa ustawa o VAT. Oto co powinno się znaleźć na fakturze w Polsce:
Imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy obu stron, Twój NIP i NIP nabywcy, jeśli to firma. Przy sprzedaży dla osoby prywatnej NIP nabywcy nie jest potrzebny.
Kolejny numer, nadany w jednej lub kilku seriach, który jednoznacznie identyfikuje fakturę, np. INV-2026-0001. Wystawionej faktury się nie usuwa: błędy poprawia się fakturą korygującą.
Data wystawienia, data wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia, oraz termin płatności.
Każda usługa z ilością, ceną jednostkową netto i wartością netto: reportaż, obróbka, opcje, dojazd. Ogólnikowe pozycje klient kwestionuje w pierwszej kolejności.
Stawka i kwota VAT, wartość netto i kwota należności ogółem. Przy zwolnieniu podmiotowym nie wykazujesz VAT, tylko podajesz podstawę zwolnienia, np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.
Termin i forma płatności oraz numer rachunku. Gdy firma płaci z opóźnieniem, możesz żądać odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, także zwolnionych z VAT. Faktury dla firm wystawia się w KSeF: PDF wysłany mailem nie spełnia tego obowiązku. Najmniejsi podatnicy, ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza systemem.
Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF. Fakturę dla firmy wystawisz w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów lub w programie księgowym połączonym z KSeF. We Francji Pelli wystawia faktury w formacie Factur-X i przesyła je przez zatwierdzoną platformę, w planach Pro i Ultra.
Wzór obsługuje najczęstsze sytuacje. Jak dobrze z nich korzystać:
Gdy klient wpłaci zaliczkę, wystaw fakturę zaliczkową z opisem usługi i otrzymaną kwotą. Ma ona własny numer, w tej samej serii co pozostałe faktury.
Po wykonaniu usługi faktura końcowa zawiera wszystkie pozycje, odlicza wpłaconą zaliczkę, podaje numer faktury zaliczkowej i pokazuje kwotę do zapłaty.
Jeśli klient wykorzystuje zdjęcia w marketingu lub reklamie, wpisz licencję w osobnej pozycji, z polami eksploatacji, czasem i terytorium. Stawkę VAT dla tej pozycji potwierdź z księgowym.
Dla firmy podaj jej nazwę i NIP; taka faktura podlega KSeF. Wybierz w szablonie „Firma”, by dopasować dane klienta.
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, wystawiasz fakturę za każdą usługę dla firmy, a osobie prywatnej, gdy o nią poprosi. Przy zwolnieniu z VAT faktura jest obowiązkowa, gdy klient o nią poprosi. W praktyce faktura za każde zlecenie ułatwia księgowość; szczegóły sprawdź z księgowym.
Przy zwolnieniu podmiotowym podajesz podstawę zwolnienia, np. „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”. Od 2026 r. limit tego zwolnienia wynosi 240 000 zł sprzedaży rocznie. Powyżej limitu doliczasz VAT, zwykle 23% za usługi fotograficzne, jako czynny podatnik VAT.
Kolejno, bez luk i powtórzeń: INV-2026-0001, INV-2026-0002 i tak dalej. Możesz zaczynać numerację od nowa co roku, jeśli rok jest częścią numeru. Pelli numeruje faktury automatycznie.
Zwykle tak: otrzymaną zaliczkę dokumentuje faktura zaliczkowa, a po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową, która ją rozlicza. W Pelli fakturę zaliczkową tworzysz prosto z podpisanej wyceny.
Dla klientów prywatnych tak. Dla firm co do zasady nie: od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla firm wystawia się w KSeF, a najmniejsi podatnicy, ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać je poza systemem tylko do końca 2026 r. PDF z tego wzoru nie spełnia obowiązku KSeF.
Wyceny akceptowane online, podpisane umowy, poprawne faktury i galerie do przekazania zdjęć: Pelli łączy całą obsługę Twoich klientów.
