Changer de CRM photographe en conservant ses dossiers et documents

Pour changer de CRM sans perdre votre historique, séparez les contacts, les dossiers en cours et les documents à conserver. Reprenez d’abord ce qui sert aux prestations actives. Les archives peuvent rester organisées à part : l’essentiel est de retrouver les engagements, les paiements et la prochaine action pour chaque client.

Conservez le contexte du client, pas seulement son adresse email

Une liste de contacts ne raconte pas qu’un couple attend encore sa sélection d’album ou qu’une entreprise a déjà réglé une partie de sa commande. Ces informations sont pourtant celles dont vous aurez besoin dès le premier jour dans votre nouvel outil.

Pour chaque prestation active, rassemblez les coordonnées utiles, le document accepté, les sommes reçues et la prochaine échéance. Ajoutez les précisions qui changent réellement votre travail, comme un contact décisionnaire ou une date de livraison convenue.

Répartissez vos données en trois ensembles 📁

• Les prestations actives : propositions en attente, séances à venir, livraisons ou paiements à terminer.
• Les contacts utiles : clients réguliers et interlocuteurs que vous suivrez prochainement.
• Les archives : documents et échanges de prestations terminées, classés pour rester consultables.

Cette séparation évite de passer plusieurs jours à reconstituer des dossiers clos avant de pouvoir répondre à une nouvelle demande. Elle permet aussi de choisir une date de transition réaliste.

Un couple dont le mariage aura lieu dans quinze jours passe avant une ancienne demande sans suite. Cela ne signifie pas supprimer vos archives : vous distinguez leur conservation de leur reprise dans l’outil courant.

Gardez les documents déjà émis dans leur forme d’origine

Conservez les devis, contrats et factures existants avec leurs références et leurs fichiers. Ne les recréez pas comme de nouveaux documents uniquement pour remplir une nouvelle interface.

Gardez également les éléments qui expliquent leur état : signature, règlement reçu, modification acceptée. Une facture conservée sans le contexte du paiement laisse une question ouverte au moment de reprendre le suivi.

La création des prochains documents est un sujet distinct. Avant de l’ouvrir dans le nouveau logiciel, clarifiez les réglages de départ adaptés à votre organisation, notamment la numérotation et les modèles utilisés.

Décidez où se poursuit chaque prestation

Un dossier presque terminé peut rester dans l’ancien outil jusqu’à sa clôture. Les nouvelles demandes peuvent entrer dans le nouveau CRM à partir d’une date clairement définie.

Évitez seulement de modifier le même dossier dans deux endroits sans règle. Pour chaque prestation, une note simple doit indiquer où se trouvent les informations à jour et où vous poursuivez les échanges.

Exemple : vous avez dix-huit séances en cours, dont trois déjà livrées et quinze à préparer. Vous terminez les trois premières dans l’ancien service, puis reprenez les coordonnées, documents et prochaines actions des quinze autres.

Importez vos contacts dans Pelli sans les ressaisir

Sur Pelli, ouvrez Mes clients, puis cliquez sur Importer. Vous pouvez reprendre vos contacts depuis un fichier CSV ou Excel au format .xlsx, jusqu’à 5 000 lignes par fichier.

Choisissez votre fichier, vérifiez les colonnes reconnues et ajustez les correspondances si nécessaire. Le récapitulatif distingue les nouveaux contacts, ceux déjà présents et les lignes non importables. Confirmez ensuite l’ajout des contacts : vous reprenez votre fichier clients sans ressaisir chaque fiche.

Un modèle CSV est disponible dans l’import pour préparer votre fichier. L’import n’envoie aucun email aux contacts : vous pouvez organiser votre fichier clients avant de leur écrire.

Vous poursuivez ensuite votre suivi depuis les fiches clients Pelli, avec leurs galeries, commandes, devis et factures. L’import reprend les contacts ; conservez séparément les documents historiques de votre ancien outil, comme indiqué plus haut.

Terminez la transition avec une vérification simple ✅

Choisissez un client avec plusieurs prestations et un autre avec un règlement partiel. Vérifiez que vous retrouvez le bon document, la bonne somme reçue et la prochaine action sans ambiguïté.

Avant de résilier l’ancien service, ouvrez réellement vos fichiers exportés et contrôlez les accès encore utilisés par vos clients. Prévoyez le devenir des rappels, formulaires et liens qui pointent vers cet ancien environnement.

Si vous souhaitez clarifier ce que vous attendez du nouvel outil, notre article sur le rôle d’un CRM pour photographe complète cette préparation.

Questions fréquentes sur le changement de CRM

Quels fichiers peut-on importer dans Pelli ?

Depuis Mes clients, le bouton Importer accepte les fichiers CSV et Excel .xlsx, jusqu’à 5 000 lignes par fichier. Un modèle CSV est disponible pour préparer votre liste de contacts.

Comment vérifier les contacts avant de confirmer l’import ?

Après avoir choisi le fichier, vérifiez les colonnes reconnues et ajustez leur correspondance avec les champs Pelli. Le bilan sépare les contacts à créer, ceux déjà dans vos clients et les lignes non importables. Vous confirmez ensuite l’ajout ; aucun email n’est envoyé aux contacts pendant l’import.