Fotografen-CRM wechseln und Kundenakten sowie Dokumente erhalten

Um Ihr CRM ohne Verlust der Historie zu wechseln, trennen Sie Kontakte, laufende Aufträge und aufzubewahrende Dokumente. Übernehmen Sie zuerst die Informationen für aktive Projekte. Archive können separat geordnet bleiben: Entscheidend sind Vereinbarungen, Zahlungen und die nächste Aufgabe je Kunde.

Erhalten Sie den Zusammenhang zum Kunden, nicht nur seine E-Mail-Adresse

Eine Kontaktliste verrät nicht, dass ein Paar noch Albumfotos auswählen muss oder ein Unternehmen bereits einen Teil bezahlt hat. Genau solche Informationen brauchen Sie jedoch vom ersten Tag im neuen Werkzeug an.

Sammeln Sie für jeden aktiven Auftrag die nötigen Kontaktdaten, das angenommene Dokument, erhaltene Beträge und den nächsten Termin. Ergänzen Sie Angaben, die Ihre Arbeit tatsächlich beeinflussen, etwa die entscheidungsbefugte Person oder ein vereinbartes Lieferdatum.

Teilen Sie Ihre Daten in drei Gruppen ein 📁

• Aktive Aufträge: offene Angebote, bevorstehende Shootings sowie ausstehende Übergaben oder Zahlungen.
• Relevante Kontakte: Stammkunden und Personen, mit denen Sie demnächst weiterarbeiten.
• Archive: Dokumente und Korrespondenz abgeschlossener Aufträge, geordnet und weiterhin einsehbar.

So verbringen Sie nicht mehrere Tage mit abgeschlossenen Akten, bevor Sie eine neue Anfrage beantworten können. Außerdem lässt sich ein realistischer Umstellungstermin festlegen.

Ein Paar, das in zwei Wochen heiratet, hat Vorrang vor einer alten Anfrage ohne Fortsetzung. Das bedeutet nicht, Archive zu löschen: Sie unterscheiden Aufbewahrung und Übernahme in Ihr aktuelles Werkzeug.

Bewahren Sie bereits ausgestellte Dokumente im Original auf

Behalten Sie vorhandene Angebote, Verträge und Rechnungen mit ihren Referenzen und Dateien. Erstellen Sie sie nicht als neue Dokumente, nur um eine neue Oberfläche zu füllen.

Erhalten Sie auch die Angaben zu ihrem Stand: Unterschrift, eingegangene Zahlung oder angenommene Änderung. Einer Rechnung ohne Zahlungskontext fehlt beim weiteren Bearbeiten eine wichtige Information.

Künftige Dokumente zu erstellen ist ein eigener Schritt. Klären Sie vor dem Start in der neuen Software die passenden Grundeinstellungen, insbesondere Nummerierung und Vorlagen.

Legen Sie fest, wo jeder Auftrag weitergeführt wird

Ein fast fertiger Auftrag kann bis zum Abschluss im bisherigen Werkzeug bleiben. Neue Anfragen können ab einem klar festgelegten Datum in das neue CRM eingehen.

Vermeiden Sie lediglich, dieselbe Akte ohne Regel an zwei Stellen zu ändern. Eine kurze Notiz sollte je Auftrag erklären, wo die aktuellen Informationen liegen und wo die Kommunikation fortgesetzt wird.

Beispiel: Sie betreuen achtzehn Shootings, davon drei bereits ausgeliefert und fünfzehn noch vorzubereiten. Die ersten drei schließen Sie im alten Dienst ab und übernehmen danach Kontaktdaten, Dokumente und nächste Aufgaben der übrigen fünfzehn.

Importieren Sie Kontakte in Pelli ohne erneute Eingabe

Öffnen Sie in Pelli Meine Kunden und klicken Sie auf Importieren. Sie können Kontakte aus einer CSV- oder Excel-Datei im Format .xlsx mit bis zu 5.000 Zeilen pro Datei übernehmen.

Wählen Sie Ihre Datei, prüfen Sie die erkannten Spalten und passen Sie bei Bedarf die Feldzuordnung an. Die Übersicht unterscheidet neue Kontakte, bereits vorhandene Kontakte und nicht importierbare Zeilen. Bestätigen Sie anschließend das Hinzufügen: So übernehmen Sie Ihre Kundenliste ohne erneute Eingabe jeder einzelnen Akte.

Im Import steht eine CSV-Vorlage zur Vorbereitung Ihrer Datei bereit. Beim Import werden keine E-Mails an Kontakte versendet; Sie können Ihre Kundenliste also ordnen, bevor Sie die Personen anschreiben.

Anschließend arbeiten Sie in den Pelli-Kundenakten mit Galerien, Bestellungen, Angeboten und Rechnungen weiter. Der Import übernimmt Kontakte; bewahren Sie historische Dokumente aus Ihrem bisherigen Werkzeug wie oben beschrieben separat auf.

Schließen Sie die Umstellung mit einer einfachen Kontrolle ab ✅

Wählen Sie einen Kunden mit mehreren Aufträgen und einen weiteren mit einer Teilzahlung. Prüfen Sie, ob Sie das richtige Dokument, den erhaltenen Betrag und die nächste Aufgabe eindeutig finden.

Öffnen Sie vor der Kündigung des bisherigen Dienstes tatsächlich Ihre Exportdateien und prüfen Sie noch verwendete Kundenzugänge. Planen Sie, was mit Erinnerungen, Formularen und Links zum alten System geschieht.

Wenn Sie Ihre Erwartungen an das neue Werkzeug konkretisieren möchten, ergänzt unser Artikel zur Aufgabe eines CRM für Fotografen diese Vorbereitung.

Häufige Fragen zum CRM-Wechsel

Welche Dateien können Sie in Pelli importieren?

Unter Meine Kunden akzeptiert die Schaltfläche Importieren CSV- und Excel-Dateien im Format .xlsx mit bis zu 5.000 Zeilen pro Datei. Eine CSV-Vorlage hilft bei der Vorbereitung Ihrer Kontaktliste.

Wie prüfen Sie Kontakte vor der Importbestätigung?

Prüfen Sie nach der Dateiauswahl die erkannten Spalten und deren Zuordnung zu den Pelli-Feldern. Die Übersicht trennt anzulegende Kontakte, bereits vorhandene Kunden und nicht importierbare Zeilen. Anschließend bestätigen Sie das Hinzufügen; beim Import werden keine E-Mails an die Kontakte versendet.