Cambiar de CRM fotográfico conservando expedientes y documentos

Para cambiar de CRM sin perder su historial, separe contactos, encargos en curso y documentos que debe conservar. Empiece por la información necesaria para el trabajo activo. Los archivos históricos pueden mantenerse organizados aparte: lo importante es encontrar los compromisos, pagos y próxima acción de cada cliente.

Conserve el contexto del cliente, no solo su correo electrónico

Una lista de contactos no indica que una pareja aún debe elegir las fotos del álbum o que una empresa ya ha pagado parte del pedido. Sin embargo, son datos que necesitará desde el primer día en la nueva herramienta.

Para cada encargo activo, reúna los datos de contacto útiles, el documento aceptado, las cantidades recibidas y el siguiente plazo. Añada los detalles que influyen realmente en su trabajo, como la persona que decide o una fecha de entrega acordada.

Divida sus datos en tres grupos 📁

• Encargos activos: propuestas pendientes, próximas sesiones, entregas o pagos por completar.
• Contactos útiles: clientes habituales e interlocutores con los que continuará tratando pronto.
• Archivo histórico: documentos y conversaciones de trabajos terminados, organizados para que sigan siendo consultables.

Esta separación evita dedicar varios días a reconstruir expedientes cerrados antes de poder responder a una nueva solicitud. También permite fijar una fecha de transición realista.

Una pareja cuya boda será dentro de quince días tiene prioridad sobre una antigua consulta sin continuidad. Eso no significa borrar su archivo: está distinguiendo la conservación de la incorporación a la herramienta actual.

Conserve los documentos emitidos en su forma original

Guarde los presupuestos, contratos y facturas existentes con sus referencias y archivos. No los recree como documentos nuevos únicamente para rellenar una interfaz.

Conserve también lo que explica su estado: firma, pago recibido o modificación aceptada. Una factura sin el contexto del pago deja una duda pendiente cuando retoma el seguimiento.

Crear los documentos futuros es otra cuestión. Antes de comenzar en el nuevo software, aclare la configuración inicial adecuada para su organización, especialmente la numeración y las plantillas.

Decida dónde continuará cada encargo

Un trabajo casi terminado puede permanecer en la herramienta anterior hasta su cierre. Las nuevas solicitudes pueden entrar en el nuevo CRM a partir de una fecha claramente definida.

Evite modificar el mismo expediente en dos lugares sin una regla. Para cada encargo, una nota sencilla debe indicar dónde está la información actualizada y dónde continuará la comunicación.

Por ejemplo, tiene dieciocho sesiones en curso: tres ya entregadas y quince por preparar. Termina las tres primeras en el servicio anterior y después incorpora datos de contacto, documentos y próximas acciones de las otras quince.

Importe sus contactos en Pelli sin volver a introducirlos

En Pelli, abra Mis clientes y pulse Importar. Puede incorporar sus contactos desde un archivo CSV o Excel .xlsx, con un máximo de 5.000 filas por archivo.

Elija su archivo, compruebe las columnas reconocidas y ajuste las correspondencias si es necesario. El resumen distingue contactos nuevos, contactos ya presentes y filas que no pueden importarse. Confirme después los contactos que desea añadir: incorpora su lista sin volver a introducir cada ficha.

La importación incluye un modelo CSV para preparar su archivo. Importar no envía ningún correo a los contactos, por lo que puede organizar su lista antes de escribirles.

Después continúa el seguimiento desde las fichas de clientes Pelli, con sus galerías, pedidos, presupuestos y facturas. La importación incorpora contactos; conserve por separado los documentos históricos de su herramienta anterior, como se explica más arriba.

Termine la transición con una comprobación sencilla ✅

Elija un cliente con varios encargos y otro con un pago parcial. Compruebe que puede localizar sin ambigüedad el documento correcto, la cantidad recibida y la próxima acción.

Antes de cancelar el servicio anterior, abra realmente los archivos exportados y revise los accesos que sus clientes siguen utilizando. Prevea qué ocurrirá con recordatorios, formularios y enlaces que apuntan al entorno anterior.

Si desea aclarar qué espera de la nueva herramienta, nuestro artículo sobre el papel de un CRM para fotógrafos complementa esta preparación.

Preguntas frecuentes sobre el cambio de CRM

¿Qué archivos se pueden importar en Pelli?

En Mis clientes, el botón Importar acepta archivos CSV y Excel .xlsx, con hasta 5.000 filas por archivo. Hay un modelo CSV disponible para preparar su lista de contactos.

¿Cómo comprobar los contactos antes de confirmar la importación?

Después de elegir el archivo, revise las columnas reconocidas y ajuste su correspondencia con los campos Pelli. El resumen separa los contactos que se crearán, los ya presentes y las filas no importables. Confirme después la incorporación; durante la importación no se envía ningún correo a los contactos.